Scope van de opdracht
Om de kwaliteit en volwassenheid van de organisatie structureel te kunnen beoordelen is het INK-model toegepast als beoordelings- en verbetermethodiek. Het doel van deze opdracht was om inzicht te verkrijgen in hoe verschillende belanghebbenden de organisatie ervaren op belangrijke organisatiekundige thema’s. Hierbij is niet alleen gekeken naar processen en prestaties, maar ook naar leiderschap, strategie, samenwerking, medewerkers, klanten en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Door deze inzichten periodiek te verzamelen ontstaat een breed beeld van de sterke punten en verbetergebieden binnen de organisatie en kunnen gerichte verbeteracties worden ingezet.
Binnen het INK-model zijn onder meer de thema’s leiderschap, strategie en beleid, medewerkers, partners en middelen, processen, waardering door klanten, waardering door medewerkers, waardering door financiers en bestuurders en de uiteindelijke organisatieresultaten meegenomen. Door deze thema’s integraal te beoordelen ontstaat een compleet beeld van de organisatieontwikkeling en de mate waarin organisatiedoelstellingen daadwerkelijk worden gerealiseerd.
Uitvoering van de opdracht
Voor de toepassing van het INK-model zijn per thema evaluatievragenlijsten ontwikkeld waarmee verschillende belanghebbenden hun ervaringen, verwachtingen en beoordeling kunnen vastleggen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen medewerkers, klanten, financiers, bestuurders en andere relevante stakeholders. Door deze groepen afzonderlijk te bevragen ontstaat inzicht in waar percepties overeenkomen en waar verschillen bestaan.
Per thema zijn vragen ontwikkeld die aansluiten bij de doelstellingen van het INK-model en die leiden tot een objectieve score per categorie. De resultaten worden vervolgens verwerkt tot een totaalscore voor een afdeling, team of de gehele organisatie. Hierdoor ontstaat niet alleen inzicht in individuele onderwerpen, maar ook in de algehele volwassenheid van de organisatie op het gebied van kwaliteit, samenwerking en dienstverlening.
De verzamelde gegevens worden verwerkt binnen het ISMS-dashboard, zodat naast informatiebeveiligingsindicatoren ook organisatorische indicatoren zichtbaar worden. Hierdoor ontstaat een breder managementinstrument waarmee bestuur, directie en management niet alleen kunnen sturen op risico’s en compliance, maar ook op cultuur, tevredenheid, betrokkenheid en organisatieontwikkeling.
Op basis van de resultaten worden verbetergebieden geïdentificeerd en besproken met het management. Wanneer bepaalde thema’s structureel lager scoren dan gewenst, kunnen gerichte verbeterprogramma’s worden ontwikkeld. Hierdoor ontstaat een continue verbetercyclus waarbij de stem van medewerkers, klanten en andere stakeholders actief wordt meegenomen in de verdere ontwikkeling van de organisatie.
Lessons Learned
Tijdens de uitvoering van deze opdracht werd duidelijk dat het INK-model veel meer biedt dan een traditionele tevredenheidsmeting. Door verschillende perspectieven samen te brengen ontstaat een veel completer beeld van de organisatie. Regelmatig bleek dat management, medewerkers en klanten dezelfde thema’s verschillend ervaren. Juist deze verschillen leveren waardevolle inzichten op voor verbetertrajecten.
Daarnaast bleek dat het succes van de metingen sterk afhankelijk is van de kwaliteit van de vragen. Wanneer vragen te algemeen worden geformuleerd, ontstaan resultaten die lastig te vertalen zijn naar concrete verbeteracties. Door vragen specifiek en praktisch te maken ontstaat beter inzicht in de oorzaken achter bepaalde scores en kunnen gerichte maatregelen worden genomen.
Een ander belangrijk inzicht was dat de uitkomsten pas echt waarde krijgen wanneer zij zichtbaar worden gemaakt binnen managementrapportages en dashboards. Door de resultaten op te nemen in het ISMS-dashboard ontstaat een integrale kijk op de organisatie waarbij risico’s, prestaties, kwaliteit, cultuur en tevredenheid samenkomen. Hierdoor kunnen bestuurders en managers beter onderbouwde keuzes maken.
Tot slot bleek dat het periodiek betrekken van medewerkers, klanten, financiers en bestuurders niet alleen leidt tot waardevolle informatie, maar ook bijdraagt aan betrokkenheid en draagvlak. Mensen ervaren dat hun mening wordt gehoord en dat de organisatie actief werkt aan verbetering. Daarmee wordt het INK-model niet alleen een instrument voor meten, maar vooral een krachtig middel voor organisatieontwikkeling en continue verbetering.
Of het nu gaat om informatiebeveiliging, teamontwikkeling, projectleiding of technologie: ik geloof dat de beste oplossingen ontstaan door samen het gesprek aan te gaan. Ik maak graag tijd vrij voor een kennismaking.